Como convertirse en una persona que hace que las cosas pasen.

¿Cuales fueron tus compromisos para el 2012? Mejorar en tus habilidades de administración del tiempo? Comunicarte más efectivamente con tus colegas? O darte a conocer por dar resultados profesionales bajo tiempos de entrega muy estrictos para darle momentum a tu carrera? Si contestaste “todas las opciones” entonces este es el año en el que puedes convertirte en alguien que hace que las cosas pasen y por ende, convertirte en alguien indispensable para tu empresa.

Aquí hay algunos tips que te pueden mantener motivado y avanzando.

1. Toma notas.

Toma nota sobre preguntas que puedas tener sobre cualquier proyecto para contar con la información completa antes de comenzar. Después de que tus preguntas sean respondidas, toma unos 10 minutos para crear una linea del tiempo enfocada en las actividades del proyecto para mantener todo en orden y bajo control. Una vez que tengas tu linea del tiempo lista, puedes comenzar a contactar a tus colegas involucrados para hacerles saber que necesitarás de su retroalimentación para el proyecto.

2. Escucha primero.

Cuando estás tratando de ser útil, es muy fácil llegar a conclusiones o tratar de presentar una solución inmediata. Primero escucha a tus colegas para evitar saltarte detalles importantes o parecer muy ofensivo. Después utiliza las notas que tomaste para tener toda la información del proyecto a la mano.

3. Haz preguntas.

Si aún necesitas mas información después de hacer una revisión completa, no dudes en pedir más detalles a través de preguntas cerradas. Toma 5 minutos extra para puntualizar requerimientos específicos del proyecto o espectativas. Esto te evitará llamadas y correos electrónicos de último minuto cuando tengas alguna duda adicional.

En caso de que te respondan vagamente, intenta nuevamente con preguntas más específicas para evitar adivinar posteriormente. Si tus colegas no pueden darte todos los detalles, investiga quien puede hacerlo. Recuerda, aún cuando parezca tedioso para tus compañeros, recorrer todo el camino te ayudará a mantener el proyecto en la mira.

4. Sé organizado.

Nunca se sabe cuando podrás necesitar utilizar un mail como referencia o para reenviarlo si el proyecto lo requiere o de repente surgen dudas. Mantén tu inbox en orden con folders separados por departamentos o proyectos, de esta forma podrás localizarlos después muy facilmente. Por ejemplo, si expides tickets de ayuda al departamento de tecnología, ten una carpeta de “Tecnología” donde puedas filtrar cualquier solicitud.

Para emails internos, crea una variedad de directorios bajo el folder de un departamento y ahí enlista los diferentes proyectos en los que está involucrado ese departamento. Filtra tus mensajes en esas carpetas para evitar perder información importante. Tener un inbox ordenado puede prevenir una catástrofe en esos momentos en que la cantidad de mails que te llegan es enorme.

Escanea cualquier documento impreso en un PDF para que pueda ser facilmente accesible desde cualquier computadora. Los papeles se pierden facilmente y son dificiles de compartir. Si por alguna razón no lo puedes escanear, acomoda los documentos en un archivero con carpetas separadas por proyectos.

Usa divisores para separar archivos de pasado, presente y en curso, de esta forma serán más fáciles de localizar. Luego recicla papeles que no necesites para que no ocupen espacio innecesario en la oficina o estación de trabajo.

5. Mantente en la fecha de entrega.

Esa hora extra puede hacer la diferencia para tus colegas y tu carrera. También asegurate de ordenar tu horario diario en base a las prioridades del departamento.

6. No tengas miedo de aceptar que te equivocaste.

Esto denota que eres responsable. Sé el primero en hablar del tema en cuestión, asegúrate de tener una solución y llévala a cabo.

No te disculpes de más. Esta muy bien tener una disculpa genuina cuando es solicitada. “Quiero ofrecer una disculpa” le hace saber a tus colegas lo que necesitan saber. Un “lo siento” puede hacer que tu error es más significativo que lo que en realidad es.

No permitas que un pequeño resbalón te descarrile por completo. Recuerda que todos en tu compañia, incluso los gerentes o directores cometen errores ocasionalmente. Lo importante no es lo que se hizo mal, sino lo que se puede mejorar en el futuro.

7. Confía en tí.

Suena como cliché, pero aún si tu trabajo es perfecto, tu jefe no lo creerá a menos que tu lo creas. Mantén tu lenguaje corporal relajado y profesional, con los hombros atrás y la cabeza en alto. Haz contacto visual y mientras tengas una conversación articulada y profesional tu voz debe sonar tan calmada como si hablaras con tu familia o amigos.

Parecer inseguro o estresado hace que aún los mejores trabajadores pierdan confiabilidad. También puede hacerte un target perfecto para el bullying en el trabajo.

8. No te agobies.

Cuando estás muy cerca de la fecha de entrega y la paciencia haga falta, preguntate: “¿Qué es lo peor que podría pasar y que haría en ese caso?”. Después preguntate cómo podrías prevenir el peor escenario posible si estas molesto. Pronto te darás cuenta que estresarte no sirve para nada.

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