Tres reglas de oro para aumentar tu productividad

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Hace algunos años empecé mi carrera profesional en una de las empresas de software mas grandes del mundo. Pensé que estaba listo para hacerla en grande en el mundo corporativo. No podía estar mas equivocado.

Desupés de todo, tenía razones que me daban la confianza que necesitaba para lograrlo. Había estudiado en una de las mejores universidades en donde era un buen alumno becado.

Justo cuando logré este trabajo para el que me había estado preparando casi toda la carrera mi desempeño fue relativamente mediocre. Había estado 4 años entrenandome para esto y ahí me encontraba desempeñandome muy por debajo de mi potencial.

¿Cómo era esto posible?
2 años después me di cuenta.

El problema es que nuestras instituciones academicas/profesinales nos enseñan a desarrollar habilidades tecnicas, pero no enseñas técnicas de administración personal. Esto limita en gran medida la realización de nuestro potencial como individuos y como trabajadores.

Ahora me doy cuenta que antes de que antes de que podamos administrar un negocio o proyecto (multiples tareas, fechas de entrega, relaciones), primero necesitamos aprender a administrarnos a nosotros mismos.

Una de las habilidades más importantes de administración personal es la productividad. Y aunque no suene como algo muy atractivo, nos da acceso a dar mucho mejores resultados:

1. Hacer más cosas en menos tiempo.
2. Usar el tiempo extra para hacer cualquier cosa que queramos.

Como me di cuenta que ninguna universidad o empresa iba a enseñarme sobre productividad personal, tome la iniciativa y empecé a autoenseñarme por medio de libros y blogs.

Después de 1 año de búsqueda aquí están las principales 3 reglas de Oro de Neurobalance para aumentar la productividad personal.

1. Planear y dar prioridades
“10% de planeación incrementa la productividad en 90%” -Gary de Rodriguez

Todos hemos escuchado acerca de la famosa “Lista de pendientes” cierto? Bueno, a pesar de todas las complejas herramientas que existen, creo que esta sigue siendo una de las mejores. El tema es que la mayoría de las personas no la utilizamos de la mejor forma.

No todos los puntos de la lista se crean de la misma forma. Algunas cosas no tienen la misma importancia mientras que otras tienen una misión critica (piensa en la regla del 80/20 que es el siguiente punto). Es imperativo diferenciar entre ambas y resaltar las cosas más importantes para poder enfocarnos en ellas.

Si quieres ver un incremento importante en tu productividad intenta lo siguiente para esta semana:

Solo como una advertencia, esta podría ser la semana más productiva que hayas tenido en el 2012.

Los domingos por la noche haz en una hoja de papel una lista de cosas pendientes para la semana (15 minutos) incluyendo estas 3 secciones:

1. Cosas muy importantes por hacer.
2. Cosas no tan importantes por hacer.
3. Metas (yo tengo al menos una meta específica para cada area de mi vida).

Puede no sonar muy interesante pero en realidad es una actividad muy divertida: 15 minutos de claridad donde visualizamos la semana que se viene y cómo podemos hacerla algo excepcional. Esto ayuda a organizar tus pensamientos y tus ojos en el premio, que siempre es una buena sensación.

Cada noche antes de dormir, revisa rápidamente la lista semanal y haz una lista diaria para el siguiente dia (5 minutos).
Pon las cosas más importantes primero y las menos importantes después.

Haz las cosas más importantes primero.
Durante la mañana no empieces tu dia laboral con una sesión de Facebook. Nisiquiera cheques tu correo electrónico… Haz lo más importante primero. Inconscientemente lo que estas haciendo es prepararte para tener un dia fuera de serie.

2. Ley de Parkinson y la regla del 80/20
¿Nunca has escuchado acerca de la ley de Parkinson? Entonces no has descubierto el gran secreto de la productividad personal.

Recuerdas esa época en la que tenías que presentar trabajos finales, presentaciones y además estudiar para varios exámenes y sacar buenas notas?

En ese momento no lo sabías, pero ese es un ejemplo perfecto de la ley de Parkinson en acción. Cuando nosotros mismos ponemos tiempos de entrega para hacer que las cosas sucedan, nos enfocamos más y trabajamos más (con mejor calidad) en menos tiempo. Esto es super poderoso.
Esta ley explica por que el modelo corporativo de trabajo de 9-6pm es tan ineficiente. Alguien espera que estés en tu escritorio todo el dia, entonces encuentras una forma de ocupar ese tiempo. Te ocupas con cosas poco importantes o te distraes con un millón de cosas (lee “como eliminar las distracciones” más abajo).

De cualquier forma, si una mañana tu jefe viene a verte y por alguna razón te dice que tienes que terminar el trabajo antes de la hora de la comida… ¿Adivina qué? Tienes que encontrar una forma de hacerlo.

Lo que harías (seguramente) es enfocarte en las cosas importantes y eliminar lo menos importante, seguir instintivamente la regla del 80/20 que dice que en la mayoría de las situaciones “el 20% de nuestro tiempo/esfuerzo/recursos produce el 80% de los resultados”.

Aún cuando este concepto aplica para muchas situaciones en la vida común, en este caso en particular en el 20% de nuestro tiempo podemos terminar con el 80% de nuestra carga de trabajo.

En la práctica, es una buena idea determinar un tiempo límite para una tarea importante o proyecto antes de comenzarlo. Imagina que tienes que hacer un documento en excel, hacer un texto o terminar un reporte… antes de empezar, define el tiempo para terminarlo en 2 horas. Si son las 2pm, por tu hora de terminarlo a las 4pm. Confia en mi, encontrarás la forma de lograrlo.

Podrías decir: “Bueno, lo voy a terminar, pero no será tan bueno como si le hubiera dedicado más tiempo” De hecho, puede ser que esto no sea cierto, ya que al tener menos tiempo, estarás más enfocado en lo que haces y producirás un trabajo de mayor calidad.

La forma en la que yo lo hago es poner una selección de música cuando empiezo una tarea importante, una taza de café que me mantenga pendiente y tomo la decisión consciente de que DEBO terminar antes de que la música se acabe.

Esto puede sonar estresante para algunos pero de hecho es un reto muy estimulante y agradable. De hecho estoy haciendo eso mismo ahora que escribo este post y lo estoy disfrutando mucho.

3. Eliminar distracciones.
Podemos tener el mejor sistema del mundo, pero si nos distraemos todo se derrumbará. El problema es que en el 2012, es más fácil que nunca distraerse mientras tratamos de cumplir con nuestras obligaciones.

Email, facebook, telefonos celulares, twitter. Todos ellos son increíbles. Pero también son los mayores distractores en la historia de la humanidad.

Como sabemos, hablando de productividad no es fácil “entrar en la zona”. Así que cuando realmente lo logramos tenemos que asegurarnos de mantenernos ahí (hay estudios que dicen que cuando nos distraemos en el trabajo, toma 15 minutos regresar a un estado de productividad).

Cierra tu mail, apaga tu teléfono (o ponlo en completo silencio y sin vibrar), salte de facebook, aprende a evitar distracciones en internet. Mis audifonos son una gran herramienta para desconectarme del mundo exterior y concentrarme en hacer el trabajo pendiente.

El mundo puede esperar. En este momento, se trata de hacer que las cosas pasen y que pasen bien.

Así que aquí va una recapitulación de las 3 reglas de Oro de Neurobalance para la productividad personal:
1. Haz una lista de pendientes Semanal todos los domingos y una lista diaria cada noche.
2. Pon tus propias fechas de entrega para proyectos importantes y enfocate en el 20% del tiempo/esfuerzos/recursos que producirán el 80% de los resultados.
3. Cuando trates de lograr algo, entra en la zona y mantente ahí hasta que termines el trabajo. Aléjate de cualquier fuente de distracción.

Toma algo de práctica, pero cuando esto se vuelve algo natural… Cuidado, esto abre un mundo de posibilidades para crear la vida de ensueño que estamos persiguiendo.

Piensa cómo podrías usar estas estrategias en tu vida y hazlo! Los resultados te van a sorprender.

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Un pensamiento en “Tres reglas de oro para aumentar tu productividad

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